Auteurs nauw betrokken bij ontwikkeling nieuwe auteurstool Kluwer

kluwercreatorimage_transparantsmall

Auteurs zijn de belangrijkste partners van Kluwer. Zij zijn de experts op hun vakgebied: ze weten wanneer er wetswijzigingen aankomen, wat die inhouden, begrijpen wat de implicaties van rechterlijke uitspraken zijn en overzien op welke titels en onderdelen de wijzigingen effect hebben. Om deze waardevolle krachten aan zich te binden en om te zorgen dat klanten over up to date informatie kunnen beschikken, wil Kluwer het auteurs zo makkelijk mogelijk maken. Daarom is de nieuwe auteurstool ontwikkeld: Kluwer Creator.

Kluwer heeft al enige jaren het contentopslag- en managementsysteem: PuMa. Via de interface van Kluwer Navigator hebben klanten eenvoudig en overzichtelijk toegang tot de producten waarop zij geabonneerd zijn. Nu is daar ook de Kluwer Creator bijgekomen: een online auteurstool die volledig op xml gebaseerd is, maar die eruit ziet als de Word-omgeving waarmee de auteurs vertrouwd zijn.

Denise Koopmans is managing director Legal & Regulatory: “We vragen onze auteurs regelmatig hoe de samenwerking bevalt en wat er beter kan. Daaruit bleek dat de oude auteurstool niet beviel. Die was te ingewikkeld. Daarom hebben we de nieuwe tool in nauwe samenspraak met de auteurs en de uitgevers ontwikkeld.”

Harrie van Luxemburg, COO: “Begin 2012 hebben we een lijst van functies opgesteld. De belangrijkste waren dat het eenvoudig in het gebruik moest zijn, real time en online, zodat de auteurs altijd en overal in de juiste versie van het bestand werken.”

Samen met Liones hebben we het hele project volgens de agile SCRUM-methode aangepakt

Koopmans: “Onze klanten kiezen voor onze informatie, omdat ze dan weten dat de informatie betrouwbaar, compleet en up to date is. Onze credo luidt “When you have to be right”. Dat geldt voor onze klanten, maar ook voor ons. Daarom werken we met de beste auteurs. En om die aan ons te binden willen we ze de beste tools bieden.”

Agile ontwikkeling

De tool is razendsnel tot stand gekomen: er lag nog geen jaar tussen de uitkomst van het onderzoek naar de wensen van de auteurs en de eerste release van de tool.

Van Luxemburg: “We hebben samen met de bouwers van Liones het hele project volgens de agile SCRUM-methode aangepakt. Daarin bekijk je welke stap je binnen twee weken kunt nemen. Dan bespreek je het resultaat en neem je de volgende stap. Je krijgt dus heel snel feedback op kleine onderdelen die je makkelijk kunt aanpassen. Je loopt dan niet het risico dat je anderhalf jaar aan iets werkt en dan pas tot de ontdekking komt dat het toch niet is wat je voor ogen had. Bij al die stappen zijn onze auteurs betrokken geweest. We waren dus niet verbaasd dat zij enthousiast waren over het resultaat, maar wel trots.”

Wat kan, dat mag

Van Luxemburg: “De tool is een web based xml-editor met een interface die aan Word doet denken. Onze auteurs vertelden dat ze graag werken in een omgeving die ze kennen. Omdat achter de schermen de invoer gecontroleerd wordt tegen het xml-schema dat bij de titel hoort, kunnen de auteurs steeds werken met de functies die ze voor dat gedeelte nodig hebben. Ze kunnen bijvoorbeeld makkelijk links aanbrengen die meteen gecontroleerd worden. Ze zien het resultaat meteen in de uiteindelijke opmaak, zoals ook de lezer het te zien krijgt.”

Als een auteur klaar is met bewerken, gaat de tekst meteen naar de redactie voor controle. Vervolgens voeren de Kluwerredacteuren nog een aantal bewerkingen uit waarna de tekst onmiddellijk online staat.

Enthousiaste auteurs

De eerste release van de Kluwer Creator is nu in gebruik en de auteurs zijn enthousiast. Vanaf nu worden er stap voor stap titels toegevoegd, waarbij iedere keer de auteurs, redacteuren en uitgevers om feedback wordt gevraagd. Verbeteringen kunnen vrijwel onmiddellijk worden doorgevoerd. Harrie van Luxemburg: “Met onze agile aanpak kunnen we snel opleveren, snel testen en snel aanpassen. We bereiden het voor, Liones bouwt het, de redacteuren en auteurs gaan ermee aan de slag en geven hun feedback en als er iets beter moet, is dat meestal binnen twee weken aangepast. Dat is een hele prettige manier van werken.”

Kluwer Creator

De auteurs zijn enthousiast over het zelf updaten van de artikelen, zegt Koopmans. “In de redactieraad bespreken ze de materiële wijzigingen en bepalen ze wie welke delen wanneer bijwerkt. Uiteraard hebben alle leden van de redactieraad hun eigen specialisme maar wijzigingen op het ene rechtsgebied kunnen consequenties hebben voor een ander. Sommige onderdelen worden misschien wel wekelijks of dagelijks bijgewerkt, bij andere zit er langer tussen. De auteurs volgen de ontwikkelingen op de voet en als er wijzigingen of aanvullingen nodig zijn kunnen ze die er meteen in zetten. De auteurs weten zelf heel goed wat ze moeten updaten. Het verschilt per titel hoeveel overleg noodzakelijk is.”

Van Luxemburg: “Als een auteur een stuk in bewerking neemt, wordt er geen lokale kopie gemaakt, maar alle wijzigingen worden online bijgehouden. Het onderdeel wordt wel geblokkeerd, zodat het niet kan voorkomen dat twee auteurs tegelijkertijd aan hetzelfde werken.”

Van titel naar proces

Alles wat de auteurs schrijven komt weliswaar in een grote database terecht, maar de titels staan nog wel centraal. De toegevoegde waarde van Kluwer is volgens Denise Koopmans: “goede auteurs, betrouwbare content, kwaliteit en toegankelijkheid. Daarom moeten we er voor zorgen dat alles goed gemetadateerd is en goed gelinkt wordt. Dat is ook belangrijk omdat we steeds meer informatie willen koppelen aan het werkproces van onze klanten. We gaan steeds meer procesgedreven informatie leveren: een jurist moet bijvoorbeeld een contract opstellen of een ambtenaar moet vaststellen of iemand van een bepaalde regeling gebruik kan maken. Dan bieden wij bij iedere stap de relevante informatie aan, zoals via onze contract drafting tool Smartdox. Om zulke diensten aan te kunnen bieden moet de informatie niet alleen inhoudelijk goed en actueel, maar ook makkelijk toepasbaar zijn.”

Een online auteurstool die volledig op xml gebaseerd is, maar die eruit ziet als de Word-omgeving waarmee de auteurs vertrouwd zijn.

Deze ontwikkeling wordt belangrijker naarmate de internetgeneratie een belangrijker deel van de beroepsgroep gaat uitmaken. Denise Koopmans zegt daarover: “De jongere generatie kijkt minder naar de titel waarin de informatie gepubliceerd is. Zij zoeken naar informatie die ze nodig hebben en gebruiken dat. Velen leren pas tijdens hun werkende leven het belang van betrouwbare bronnen. Bij Kluwer spelen we daarop in door informatie per rechtsgebied aan te bieden via zogenaamde collecties, die een verzameling van titels bevatten. We gaan langzamerhand van individuele titels naar collecties van titels rondom een rechtsgebied, zodat een advocaat die gespecialiseerd is in arbeidsrecht alle informatie ter beschikking heeft die nodig is voor de uitoefening van zijn praktijk. De Creator is daar al op ingericht, maar het gaat erom hoe de klant zijn informatie wil hebben. We zien dat de nieuwe generatie veel meer op de Google-manier zoekt, dus daar bereiden we ons op voor.”

inct-februari-2014Dit interview is gepubliceerd in vakblad InCT 2014, nr. 1
Auteur: Frank Veerkamp
Copyright: inct magazine

Interview met Harrie van Luxemburg en Denise Koopmans

HarrieDenise

Denise Koopmans: ‘De toegevoegde waarde van Kluwer is: ‘goede auteurs, betrouwbare content, kwaliteit en toegankelijkheid.’

Over Kluwer

Kluwer levert vakgerichte informatie aan kritische professionals op uiteenlopende gebieden. Onze klanten behoren tot de top op hun vakgebied: van juristen, fiscalisten, accountants en bestuurders tot aan human resources-, account- en marketingmanagers.

Kluwer is onderdeel van Wolters Kluwer, de toonaangevende mondiale aanbieder van informatiediensten. Ons doel is The Professional’s First Choice zijn en blijven.